Tujuan utama siklus
pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total untuk pembelian dan
pemeliharaan persediaan, pasokan, dan berbagai jasa yang diperlukan
untuk menjalankan organisasi
- Pembelian
Fungsi yang terkait
dengan proses pembelian :
- Gudang/Bagian Lain
- Pembelian
- Penerimaan
- Hutang Dagang
- Kasir/Pembayaran
- Gudang
Pembelian terjadi
karena adanya permintaan barang/bahan dari suatu bagian atau gudang
karena persediaan yang ada habis. Bagian manapun dalam suatu
organisasi dapat melakukan permintaan pembelian dengan mengeluarkan
Surat Permintaan Pembelian (Purchase Requisition/PR). Jika pesanan
sudah datang dan sudah diperiksa oleh bag. Penerimaan, bag, Gudang
akan menerima laporan penerimaan untuk disetujui, jika sudah
disetujui maka laporan penerimaan barang tersebut akan diberikan ke
bag. Pembelian.
Bagian pembelian
yang menerima PR kemudian menerbitkan Purchase Order (PO) untuk
dikirim ke pemasok terpilih. Selain dikirim ke pemasok, tembusannya
dikirim ke bag. Penerimaan dan bag. Hutang Dagang.
- Bagian Penerimaan
Bagian Penerimaan
bertanggung jawab memeriksa kondisi barang yang diterima dan
menyesuaikan antara Bill of Ladding yang terdapat pada barang yang
dikirim dengan barang yang dipesan pada PO. Setelah diperiksa dan
dibandingkan maka bag. Penerimaan harus membuat Laporan Penerimaan
dan diberikan kepada bag. Gudang untuk meminta persetujuannya.
- Bagian Hutang Dagang
Bagian Hutang Dagang
menerima nota penerimaan, PO, PR, dan Faktur untuk dibandingkan dan
kemudian membuat voucher pengeluaran kas yang akan diberikan kepada
bagian Kasir. Selain kegiatan diatas dia juga melakukan kegiatan
pencatatan kedalam jurnal dan buku besar.
- Bagian Kasir
Setelah menerima
voucher yang dilampiri oleh 4 dokumen dari bag. Hutang Dagang, Bag.
Kasir mengeluarkan cek untuk pembayaran hutang.
Aplikasi
Pembelian Dalam Lingkungan PDE
- Pengumpulan Data
Sama seperti siklus
penjualan, semua data yang akan masuk ke dalam sistem harus di ubah
menjadi machine readable form. Ada beberapa cara dalam mengumpulkan
data, antara lain : semua dokumen PR dikumpulkan dan diberikan kepada
seorang pegawai PDE untuk dientry atau tiap bagian mempunyai komputer
on-line yang digunakan untuk mengisi PR secara on-line, atau yang
lebih canggih, komputer dapat secara langsung membuat PR jika
mendeteksi adanya kekurangan persediaan di Gudang.
Sumber
:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar